Carpoolen: regel het optimaal

Heeft u werknemers die carpoolen, of die van plan zijn om dat te gaan doen? Regel hun woon-werkverkeer optimaal.
Als de werknemer zijn privé auto gebruikt voor het woon-werkverkeer, kunt u als werkgever hem een belastingvrije vergoeding betalen van € 0,19 per kilometer. Als die werknemer samen rijdt met drie collega’s en u als werkgever hebt dat geregeld, dan kunt u hem voor de omrijkilometers – om zijn maten op te halen – ook € 0,19 belastingvrij vergoeden. De meerijders kunt u géén belastingvrije kilometervergoeding geven: omdat u als werkgever het carpoolen organiseert, is sprake van vervoer vanwege de werkgever.
Als de werknemers zelf het carpoolen regelen kunt u als werkgever de meerijders wél een belastingvrije vergoeding geven voor hun woon-werkverkeer. Voor de omrijkilometers kunt u de chauffeur dan geen vrije vergoeding betalen. Bij vier carpoolende collega’s kan de vergoeding oplopen tot € 0,76 per kilometer. De werknemers kunnen zelf afspraken maken over de verdeling van die vergoeding.
Let op: u kunt de carpoolregeling niet alleen op het woon-werkverkeer toepassen, maar ook op andere zakelijke ritten. Bijvoorbeeld als vier werknemers samen naar een studiebijeenkomst een training, of een congres rijden.